【一人一厨一狗 第17集】不让一个错误发生

      

      1999年，研究生毕业的我入职华为，成为华为全球支付中心的一名员工。华为所有业务的资金支付，最后的指令都是由全球支付中心发出，而我是华为付款指令送往银行前的最后一道审核权签人。
　　从最初的“小马”，到现在新员工口中的“马老师”、“马姐”，十余年来，我每天都在和支付单据打交道，小到几元钱，大到数亿，已累计处理103.6万单，连续12年支付零差错。
　　今年在公司财经体系首届“支付工匠”评选中，我有幸当选。有人问我，你怎么做到的？俗话说，人非圣贤，敦能无过？我的12年零差错，其实是从两个错误开始的……

两个错误换来12年零差错
　　常有人好奇地问我，12年都不出错，是不是因为心思缜密？
　　恰恰相反。刚入职华为时，我其实蛮粗心的。我不是没有出过错，我是出了两笔重大差错的。
　　我的第一个岗位是出纳。当时意气风发，觉得这个岗位没有啥技术含量，自己是个研究生来做出纳大材小用，心有不甘。没想到，一个月之内，我却接连出了两个重大差错，被狠狠打脸。也就是这两次差错，深深地影响了我的职业生涯。即便这么多年过去，依然历历在目。
　　当时有两个供应商的名字很像，就差一两个字，我在审核的时候没太注意，把两个公司合并在一起付款了，约一千美元。
　　没几天，又有一笔供应商付款。本应扣除预付款后再支付，但是我又一次没注意，直接全额支付了，约两千美元。
　　在部门月度核查银行对账单时，我的这两个重大差错被发现了。当主管严肃地告知我时，我整个人都懵了。主管并没有责怪我，而是耐心地和我分析造成错误的根因，我意识到是自己的心态问题：眼高手低，比较浮躁，只是把工作当作任务来匆匆完成，而不是作为自己事业的起点来用心追求，所以犯了本不该犯的错误。我自责又内疚，“这个都做不了! 还想啥呢？先把简单的事做好吧！”也非常感谢主管的宽容，给了我改进的机会。错付的这两笔钱后来我们也很快找供应商退回了。
　　从这以后，我时时告诫自己：在哪里跌倒就在哪里爬起来。
　　每次支付前，我会先在付款凭证中圈出需核对的收付款关键信息，填写票据后再逐项仔细检查一遍，同时提醒自己，这是钱不是算术题，要平心静气，不要忙中出错。付款完成的闲暇时，我会把付款要用到的合同、报关单、进账单、汇出汇款申请书等资料整理好，避免遇到紧急付款时手忙脚乱。
　　时间似乎就在这每天与数据打交道中匆匆而过，在支付会计岗位十年后，2011年我被安排到一个责任更重大的岗位——付款权签。这是资金流出公司的最后一道大坝。换句话说，大到供应商、客户数亿的票据，小到你在食堂吃到的新菜系、乘坐的班车、午间散步看到的新入池金鱼，都要经过我手中的印章，从数字雕琢成现实。
　　但若是稍有差池，公司白花花的银子就溜走了，变成空气，实在责任重大。尽管经验已经算比较丰富了，但我又想起了刚入职时的那两个差错，心中多少有些惴惴不安，我能胜任吗？

掌管40多个“大印”，每天盖章近3000次
　　压力很大，但我的动力更大。既然公司信任我，那我就要做到最好！
　　付款权签岗有一个很重要的就是，盖章授权。手握财务章，如握虎符，如果授权差错，带来的损失不可估量。
　　但当我打开两大盒四十几个财务专用印章，顿时花了眼。几十枚印章，颜色不一、材质不同，牛角、铜制、光敏、红胶、回墨等，多种多样；形状各异，圆形、椭圆、方形，带外壳的、不带外壳的等等……
　　这么多印章怎么用？答案只有一个：不知道！当时财务章由几名财务经理兼职分工承担，我做付款权签后就把财务章交由我专职保管，没有一个人知道所有的印章怎么盖。没有师傅领进门，修行只能靠个人了。于是我上网去咨询查阅相关资料，发现盖章看上去很简单，其实大有讲究。比如不同材质的印章要用不同的印油，传统印泥、光敏印油、翻斗印专用墨水等等；不同印章加印油的方式也不同，有每次盖印直接用印章蘸印泥的，有把后盖打开滴入印油的，有把印章倒立直接加油的。网上还有温馨提示：切不可混用印油，否则会导致印章报废！
　　翻看了数天资料后，我满怀信心地拿来一张废纸试验，准备见证一个美丽印章的诞生。但当手起章落后发现，这个印油太模糊、那个印油太少，桌子太硬打滑了，加了垫子太软变形了……尝试了一晚上，坐着盖、站着盖、弯腰盖，左手盖，右手盖，双手盖，用杂志垫、用日历垫……后来终于发现一个完美的印章，最好是垫着鼠标垫，再后来自己还总结了一个盖章流程的“标准广播体操”：“小小印章右手握，手掌找好着力点，左手紧紧按右手，用力向下使劲压，心中默念123”。
　　但实践中发现，各类票据的盖章要求不尽相同，门道甚多。如汇票盖章，要做到六个“不能”：不能压线、不能压其他印章或签字、不能倾斜、不能模糊不清、不能用错印章、不能漏骑缝。把这些要求默默记心间，然后行云流水般做完“广播体操”，一个完美的印章就完成了！
　　我开始爱上了这个美丽的印子，它比高原的日落、湖面的清风、林间的鸟鸣还要沁人心脾。不夸张地说，我甚至看到了世界人民在打电话时幸福的微笑。
　　而盖章不仅是个技术活，更考验人的是意志力和反应力。还记得在银企直连大规模上线之前，付款高峰时期，我每天要盖章2000-3000个，如果保守按2000个来算，基本每15秒钟要盖一个章。
　　看着堆成小山的凭证，我先深呼一口气，理顺盖章单据的优先顺序，一般是按业务的优先级，核对投标资料的收款银行信息、印章审批电子流后，再迅速处理盖章事项，账上没钱也不能对外付款，接着处理调拨、理财、定存单据，然后处理常规付款。银票盖章是技术活且量最大，要放最后压轴。盖完章之后，我都会再复核一次，确定有无差错。
　　集中付款日的时候，我通常会从早几乎一刻不停忙到晚。 八、九点回家吃晚饭时胳膊抖得厉害，都端不起饭碗，只好默默地告诉自己：“恩，以后要练练俯卧撑了。”

跨越职责边界 为公司规避300万美元损失
　　我知道，这么多年，我能做到这些，确实不是我的性格使然。我想说，只要有高度的责任心，扎实的专业知识，严格的流程遵从，人可以比程序更精确。
　　首先是要有扎实的会计基础，必须非常熟悉各会计模块，不然很多问题发现不了。其次是严格的流程遵从。权签的动作给公司带来收益还是损失，是否符合公司政策，有没有经过审批，必须仔细审核清楚，不能出任何差错。全球198个国家，上千个银行账户，一天上万笔、上亿美元的付款，全部都要经过付款权签这道最后的关口。只有长期坚守严格的流程遵从、高度的职业敏感和高质量的工作输出，才能确保资金的安全。
　　我好奇心比较强，对流程的前因后果，都会去查清楚。一个单据，我经常会去探寻别人可能认为无价值的东西，不会“见山是山”，局限于一就是一，二就是二。看多了之后，往往就更容易发现一些问题。比如收款人的开户银行，会计系统里是这个银行，惯性思维会认为，那就应该是这个银行去收款。错误往往就隐藏在习惯之中，比如一位员工的工资收款账户是中国人民银行，这明显是不可能的。
　　在流程上即使责任不属于我，我也会去追溯。从职责要求来看，前面的流程只要是合规的，到了权签就应该付款。但是作为付款的最后一级审核权签人，相对来说，经验范围，职业敏感度要求更高。在我看来，责任是无边界的。我会在严格遵从流程的基础上，再从常规合理性上去看究竟该不该付款，去排除前面没有发现的地雷、隐患。
　　也正因为此，让我在工作中不仅无差错，而且避免了公司重大损失。
　　2013年的一天，我被告知有一笔子公司的大额付款，支付前端很着急，因为银行快下班了。流程上没有任何问题，但是我对大额付款子公司的清单却是熟记于心，这个子公司一般没有对供应商的大额付款。于是，我主动追溯前期环节，核查原始凭证。一核查，果然查出了问题。这张待支付发票的日期异常，发票日期是两年前，这笔近300万美元的单据，其实是历史遗留问题，因为供应商与公司有经济纠纷，是应该被冻结的付款。
　　发现问题的过程其实很简单，但是如果没有十多年的历练，敏锐的直觉，看似简单的过程也许难以实现。

于平凡中见坚韧
　　回想过往数载，掐指一算，到现在已经处理了数百万笔的付款，每笔付款安全、及时付出，每笔付款都从数字变成了通信塔、光纤。公司“共建全联接世界”的大愿景，自己也有一份小贡献，自豪感油然而生。
　　坦白说，我能做到12年支付无差错，不仅仅在于我个人，其实也是团队的智慧，以及公司流程变革使然。
　　作为一个老财经人，我见证了华为财经近二十年的变革。1999年时，支付中心只有十几个人，主要集中在集团业务。最初的支付流程还是出纳依据会计凭证原件，手写票据，权签依据会计凭证原件审核付款票据，盖章后付款。特别是每到月末、年未，工作量非常大，四五个筐，每个都装满四五十厘米厚的单据，我时常会感觉自己就像被淹没在票据之中，心里有时也会枯燥和烦闷，但是职责所在，随着时间的磨砺，焦燥日渐蜕变为内心的平实。
　　而从2013年起，银企直连SWIFT系统大规模上线，2016年智能支付通过测试初步上线，支付指令由系统对接传递给银行，付款效率和付款准确率都有非常大的改善。如今，华为的支付准确率甚至比银行高2000多倍。
　　被评选为“支付工匠”，我始终觉得“心里有愧”。每天逐字核对收付款信息，逐条核对流程遵从，这些都是职责分内之事，并没有多了不起。全球支付中心团队的每一个人都是这样做的。大到流程优化、系统上线，小到汇款附言填写、发票备注明确，每个人都全力专注于流程和细节，经常推敲、思考、讨论、分享，并在实践中不断改进，都在孜孜不倦追求付款质量的极致。
　　每个人都是一个向量，有大小有方向的量，合力是最大的，正是这种集体的工匠精神氛围，保证了付款安全、高效。
　　我们做的事也许很普通，但如果能够十年如一日坚持做好分内事，我想这不仅是对公司、对社会的一个交代，也是对自己内心的一个慰藉。
　　唯有匠心，不负光阴。

部分网友回复——
雨松：
　　十几年来能把一件看似枯燥实质无比重要的事情做得如此精彩，“工匠”实至名归呀！反观自己，对做过多次的事情就会产生厌倦感，需要向马姐学习！另外文笔很好，特别写印章那一段，画面感特别强，哈哈！

x00226425：
　　十二年无差错，听起来很简单，但只有真正实践的时候才知道有多难。没有丰富的业务经验，没有高度的责任感，没有十二年如一日的坚持，是无法实现的。这也恰恰是我们最缺乏和最值得学习的一种精神，不浮躁，沉下心来把一件件小事做好了，所谓的大事才会可能取得成功！学习了，向马姐致敬！

h00309810：
　　为工匠精神点赞，平凡岗位有不平凡的责任

愤怒的果子狸：
　　关键两句：简单的事情都做不好，还能做啥；职责无边界。赞。

吧啦吧啦：
　　赞，身边需要多一些这样的正能量的工匠榜样，可以沉下心做好一件事，平和的心态看待人和物，而不是受了一点委屈或者一点不公就情绪化拍拍屁股走人。

本文为《华为人》版权所有，未经允许不得转载。正式出版版本请见书籍《一人一厨一狗》）

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